Text-/Bilddatenbanken sind elektronische Archive im Online-Zugriff für den Benutzer. Dabei werden die Textdateien und die Bilddateien als Postscriptfiles oder PDFs abgespeichert, und die Bilddaten werden vom Server bei der Abspeicherung im Allgemeinen so aufbereitet, dass sie später sowohl als Fein- als auch als Grobbilddaten abgerufen werden können.
Die Abspeicherung als Feinbilddaten macht ein entsprechend hohes Speichervolumen erforderlich, wenn umfangreiche Datenbanken aufgebaut werden sollen. Eine DIN-A4-Seite belegt bereits ein Speichervolumen von ca. 20―25 MB. Bei einem Katalog von 1000 DIN-A4-Seiten wird also ein Speichervolumen von ca. 20―25 GB benötigt.

Um ein so großes Speichervolumen für den Benutzer im direkten Zugriff haben zu können, werden heute Speicher-Tower eingesetzt, die zur Vergrößerung der Speicherkapazität modular um weitere Festplattenkapazitäten erweitert werden können. Außerdem lässt sich das Speichervolumen noch durch DiskArrays für CD-ROMs und Jukeboxen ausbauen.
Die Speicher-Tower sind zur Datensicherung so aufgebaut, dass einmal gespeicherte Daten auch bei einem totalen Verlust größerer Teilmengen dieser Daten regeneriert werden können (sog. RAID-Level 3, 5 oder 7). Das wird dadurch ermöglicht, dass Teilstrukturen der gespeicherten Daten noch einmal separat gespeichert werden (Parity-Festplatten). Aus diesen Teilstrukturen kann dann eine Rekonstruktion der verloren gegangenen Daten erfolgen.

Der Aufbau und die Verwaltung von Datenbanken sollten organisatorisch möglichst in einer Hand liegen, damit von der Verantwortlichkeit her geregelt ist, dass die Abspeicherung der Texte und Bilder nach einem einheitlichen System erfolgt, das es ermöglicht, die Texte und Bilder nach bestimmten eingegebenen Suchbegriffen wieder aufzufinden. Dabei müssen die Suchbegriffe so angelegt sein, dass eine eindeutige Zuordnung des Suchbegriffs mit dem abgespeicherten Text und/oder Bild besteht, wie das z. B. bei Artikelnummern der Fall ist.

Außerdem muss die Verwaltungssoftware für die Datenbank so gut sein, dass bei präziser Angabe des Suchbegriffs auch tatsächlich der gesuchte Text und das gesuchte Bild erscheint und nicht aus einer Vielzahl von Vorschlägen, die das System unterbreitet, erneut weitergesucht werden muss. Diese Voraussetzung ist gegeben bei der Verwaltungssoftware Timna von der Firma Creo.
Die Verwaltungssoftware gibt außerdem an, auf welchem externen Speichermedium Text- und/oder Bilddaten ausgelagert sind, die der Benutzer nicht mehr in direktem Zugriff haben muss und die deshalb den Speicher-Tower bzw. die Jukebox nicht unnötig belasten müssen.
Bei der von uns zurzeit verwendeten Verwaltungssoftware Timna von Creo sind Veränderungen im Text noch nicht "automatisierbar". Man kann also beispielsweise Preisänderungen nicht automatisch über eine Änderungsdatei in die bestehenden Texte einfließen lassen. Bei Timna müssen alle Texte, die entweder einem Bild zugeordnet oder als individueller Text abgespeichert sein können, einzeln über einen Suchbegriff aufgerufen werden. Erst dann kann diese Datei geöffnet und im Text verändert werden, was natürlich entsprechend zeitaufwendig ist. Neben den bestehenden Database-Publishing-Systemen wie z. B. CataloX, jCatalog oder Opix sind "automatisierbare" Verknüpfungen von Text- und Bilddaten von weiteren Anbietern wie z. B. Quark entwickelt worden.

Layout-Programme wie QuarkXPress, InDesign oder PageMaker haben eine Schnittstelle zur Verwaltungssoftware der Datenbank, so dass die aus der Datenbank abgerufenen Bilder direkt in das Layout plaziert werden können (Drag-and-Drop-Methode). Das erlaubt ein komfortables Arbeiten bei der Layout-Erstellung, da der Benutzer während des Suchvorganges das Layout-Programm nicht verlassen muss. Dies ist nicht nur bei einer zentralen, sondern auch bei einer dezentralen Layout-Erstellung möglich.

Die Nutzung von Text-/Bilddatenbanken hat neben dem offensichtlichen Vorteil, nicht in Filmarchiven suchen zu müssen, den entscheidenden Vorteil darin, dass das reproduzierte Bildmaterial bei mehrfacher Nutzung von gleichbleibender Qualität ist. Die mehrfache Benutzung kann sich grundsätzlich auf folgende Fälle beziehen:

_ das gleiche Bildmaterial wird für zentral erstellte, aber zeitlich hintereinander erscheinende Werbemittel mehrfach hintereinander genutzt;
_ das gleiche Bildmaterial wird für dezentral erstellte mehrfache Layouts verwendet, die zeitgleich bearbeitet werden;
_ das gleiche Bildmaterial wird für unterschiedliche Medien wie z. B. Print-Werbemittel, CD-ROMs und HTML-Seiten genutzt (Cross-Media-Publishing).

Mit den beschriebenen Arbeitsweisen haben wir in unserem Haus Erfahrung gesammelt.

Fallbeispiel 1
Zentrale Erstellung einer mehrfach erscheinenden Händlerzeitschrift
Unser Kunde verfügt über eine große Händlerorganisation, für die er unter anderem Kundenzeitungen mit individualisierten Text- und Bildteilen für jeden einzelnen Händler herausgibt. In der Datenbank haben wir für jeden Händler Informationen wie Firmenlogos, Firmenansichten, Anfahrtskizzen, Fotos von Mitarbeitern, Adressenblock und ähnliches abgespeichert. Diese Text- und Bildinformationen werden von uns bei der Erstellung der Zeitung aus der Datenbank abgerufen und im Zeitungslayout den Wünschen der Händler entsprechend zusammen mit dem zusätzlich vom Händler gewünschten Text plaziert. Nach dem Erscheinen der Zeitung wird das neue, hinzugekommene Text- und Bildmaterial von uns in der Datenbank zusätzlich abgespeichert.

Fallbeispiel 2
Dezentrale Layout-Erstellung für länderspezifische Prospekte:
Unser Kunde wirbt in verschiedenen europäischen Ländern mit individuellen Prospekten. Die digital erstellten Bilder werden von uns bearbeitet und dann in unserer Datenbank mit einer Identitätsnummer als Suchkriterium abgespeichert. Das gespeicherte Bildmaterial wird den Gestaltern in den einzelnen Ländern in Form von Grobdaten auf einem Datenträger oder online zur Verfügung gestellt. Aus diesem Bildmaterial werden dann die länderspezifischen Prospekte in den verschiedenen Landessprachen und mit individueller Bildauswahl als elektronisches Layout erstellt.
Die elektronischen Layouts werden uns aus den verschiedenen Ländern über Datenträger oder online zurückgeschickt. Danach wird bei uns der Brisque-Workflow mit seinem RIP-Vorgang ausgelöst und die ausgeschossene Druckform belichtet.

Externe Stellen können online mit der Datenbank verbunden und interaktiv mit ihr tätig werden. In diesem Fall erhält der externe Benutzer über ein Passwort Zugang zu bestimmten Teilen unserer Datenbank und kann später die von ihm interaktiv erstellten Dateien auch wieder auf der Datenbank ablegen.
Das Web-Interface Timn@Web von Creo ermöglicht den Zugriff externer Stellen auf Bilddatenbanken über das Internet. Mit Hilfe von RenderView kann der Benutzer dann jedes Detail hochaufgelöster Bilder betrachten und seine Korrekturwünsche mit "elektronischen Notizen" übermitteln.

Den Bedürfnissen der Kunden entsprechend können Bild-/Textdatenbanken auch individuell erweitert werden. Das ist insbesondere bei folgenden Aufgabenstellungen zu empfehlen:

_ Anbindung an Warenwirtschaftssysteme,
_ Cross-Media-Publishing (Erstellung von Print-Werbemitteln, CD-ROM und HTML-Seiten aus einem Datenbestand);
_ Database-Publishing (datenbankgestützte und in Teilbereichen automatisierte Produktion von Kommunikationsmedien).